必須ITスキル

仕事ができるITエンジニアのメールとタスク処理法【やって損なし】

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できる人のメールの処理方法は?
タスクはどう優先し、どのようにこなしているのでしょうか?

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ITエンジニアが処理するメールは大量です。

・大事なメール
・添付ファイルばかりのメール
・「了解です」だけのメール

また、コロナ禍で在宅勤務となり今度はチャット。チャットとメールではさらに処理が追いつかない状態になってます。

重要なメールを効率的に、かつ効果的に処理し、さらにできる自分をアピールするにはどうすればいいでしょうか?

メールソフトの機能を使えば、効率的に処理できると思いがちですが、使いこなせる機能は10%~20%くらい。ムダ機能も多く、複雑な設定で、小手先のテクニックで使うと逆に時間がかかります。

また、ITエンジニアは仕事の合間に、割り込み作業が多い仕事です。
何が優先され、何を劣後するのか。

 

重要なのはメールそのもの、の扱い方
ITエンジニアであればこそ、優先すべきこと

この2つを解説します。

 

この記事では、

  • 受信メールの最初に確認すること
  • 一つのタスクの完成度は60%でOK

です。

メールの扱いひとつで「できるエンジニア」になれることを保証します。

 

仕事ができるITエンジニアのメールとタスク処理法【やって損なし】

 

「メールの扱いはよくわかっている」、といってもどうでしょう?
これまでと違った考え方を説明します。

①受信メールの最初の確認はCC(同報)者
②メールの題名は本文の1行目
③メールの転送は最大限の注意を

の順に説明します。

 

①受信メールの最初の確認はCC(同報)者

 

最初にメール本文に目が移りがちですが、
まず「誰に送付されているか」を確認することです。

 

CC(同報)には、送信者の意思が現れています

それは、

「私はこの人にこんなメールを送りましたよ」と認識して欲しい人がCCに入っています。また「宛先の人がどんな返信を送ってくるかも、確認してくださいね」と

言いたいのです。

”ボールを渡した”と知らしめること。
私はこの人にこういうことをちゃんと言いましたよ、「オレの責務は果たしたぞ」と伝えたいのです。

あなたはCCの人によって、そのメールの扱いを変える必要があります。
逆に、CCに誰のアドレスも入れていないメールは、対処は後回しでOKです。
別の仕事で忙しい中、あなたの優先順位で仕事すればいいのです。

 

返信メールではCCに対する印象も考える

CCに上司が入っている場合は即対応し、素早く確実にします。
CCにもアピールするのです。

また、返信メールはCCに対しても理解ができる、どのような印象をもつかを考えた文章を書く必要があります。

 

まず、CCに誰が入っているかを確認し、CCに書いている人によって優先順位を決めましょう。特に、上司のアドレスがある場合は、簡単・難しいにかかわらず優先すべき作業です。返信文の詳細さもTOの相手だけでなく、CCの相手をも考えた文章にするのです。

 

②メールの題名は本文の1行目になる

 

メールの要点は1行目に簡潔に書く

その意識でメールを作ると、1行目をコピーしてそのままメール題名に使います。
文章になっているので少し要約して題名にするとわかりやすいです。

メール題名を見て、急いで対応すべきか判断でき、親切なメールになります。
この1行で、できる人できない人が判断されます。

一行目に「お世話になります」「お疲れ様です」なんて必要ないのです。

 

③メール転送は最大限の注意を

 

転送する際に「さらにアドレスを追加する場合」は、細心の注意が必要です。
元メールの内容を消さない限りその内容も転送されます(当たり前)。

 

転送に転送を重ねたメールは、最初の数行は問題なくとも、もっと下の文章に問題が潜んでいる可能性ありです。

 

その内容は、立場によってとらえ方は違います。
転送メール(特に下の文章)の内容がどんなことを書いているかを確認が必要です。

イヤミを書いたメールが、宛先を追加され巡り巡って本人に送付されることも。
また、何も考えずに気軽に転送する人への転送メールは要注意です。

これ、一度やられました。その人は要注意人物としましたが。

 

タスクの優先すべきこと

最優先は「完璧」ではない

 

完璧にしようと時間をかけ、その割にアウトプットは完璧にほど遠い。
日本人の性格なのか、ITエンジニアの宿命なのか、最悪です。

「60点を目指し、なるべく早く」する

60点でなくともいいのです。30点でもいい。
仕事を依頼した方は、対応中であることや途中経過を伝えて欲しいのです。途中経過でも方向性が間違っていれば早めに軌道修正できるからです。

 

時間をかけても、100点満点の仕事はできません

時間をかけて60点では仕事ができないと思われます。
何をしていたのか、なぜ早く相談してくれれなかったのと。

仕事ができる人は、ちゃんとやってますアピールをしながら、この方向性であってますかの確認をし、アドバイスを仰ぐ。
これでコミュニケーションがとれる「できるヤツ」という評価になる。

 

誰も60点でも怒りはしません。誰も完璧にはできません。

↓このあたりを参考にどうぞ。

まとめ

まとめ

良い意味で朝令暮改であること

 

仕事ができる人は「決断が早い」です。

決断のスピードが早いので間違いに気がつくのも早く、軌道修正も早い。
「悩んでいる時間がもったいない」のです。

行動も早くやろうと決めた時点で始めています。

やってみて、違っていたら軌道修正。
軌道修正しながら、成功へと進んでいきます。

 

成功している人は、下に書いているように「やるか」「今やるか」の「今すぐやる」を実現している人です。

 

「朝令暮改」はコロコロと変わるので悪い意味で使われがちですが、対応スピードが早いという意味にとらえましょう。

心がけることで、あなたは”できるITエンジニア”に近づきます。

朝令暮改【ちょうれいぼかい】:朝に命令を出して夕方それを変えること。法令が出てもすぐあとから改められて、あてにならないこと。

 

↓起業する前に身につけておくスキルがあります。
↓以下を参考に。

副業・独立前に現職でスキルを身につける
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Kei NAGASE
大手IT企業に勤めるシステムエンジニアです。 SE歴は25年超。 副業から個人事業主として複業中。=ITコンサル、ライター、動画編集=第2版の人生(Second Edition)へと向かう人のために。 Yokohama
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まずは動く~走りながら考える

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まずは動いてみること
悩んでいる時間がムダ、もし違っていれば「方向修正するだけ」です。

失敗しながら進む。
これは成功への道です。

人生100年時代。
本業も副業も楽しくやりましょう。

 

あなたの選択肢は”2つ”です

「やるか」

もう一つは

「今やるか」

です。

「行動を起こさないことこそ、最大の失敗」

さあ、行動です。